Comment gérer plusieurs chantiers de rénovation sans rien échapper

1. Une seule vue de tous vos chantiers

Quand les chantiers se multiplient, le problème n'est pas le travail : c'est l'information éparpillée entre le téléphone, les textos, un cahier et un tableur. Rassemblez au même endroit, pour chaque chantier :

• le client et l'adresse ;
• l'état : à venir, en cours, en pause ou terminé ;
• les dates prévues de début et de fin ;
• la prochaine étape et sa date ;
• ce qui reste à facturer.

2. Une prochaine action claire par chantier

« En attente » n'est pas une prochaine action. Pour chaque chantier, écrivez ce qui doit se passer ensuite, qui s'en occupe et quand. Par exemple :

• « Confirmer la livraison de la vanité jeudi »
• « Rappeler le plombier pour mardi »

Un chantier sans prochaine action datée est souvent celui qui prend du retard sans qu'on s'en rende compte.

3. Un seul calendrier pour vous, votre équipe et vos sous-traitants

Visites de soumission, journées de chantier, livraisons et sous-traitants : tout dans le même calendrier. Notez l'ordre des corps de métier : le céramiste ne peut pas commencer avant la plomberie brute, et un retard de l'un décale l'autre.

• Gardez une marge entre deux étapes dépendantes.
• Confirmez la veille avec chaque sous-traitant.
• Bloquez du temps pour les soumissions et l'administration : sinon, elles passent le soir.

4. Prévoir les achats et les livraisons

Les articles sur mesure ou à délai (armoires, vanités, fenêtres, certains revêtements) se commandent dès que la soumission est acceptée. Pour chaque chantier, gardez la liste :

• de ce qui est commandé ;
• de ce qui est livré ;
• de l'endroit où c'est entreposé.

5. Garder le client informé sans y passer vos soirées

Un client qui ne sait pas où en sont les travaux appelle. Prévoyez plutôt un moment fixe, par exemple un court message en fin de semaine avec l'avancement et ce qui s'en vient. Prévenez dès qu'un délai change.

• Joignez une ou deux photos de l'avancement.
• Faites approuver par écrit tout extra avant de le faire, avec son prix.
• Notez chaque décision du client : couleur, modèle, changement de plan.

6. Photos et notes au même endroit que le chantier

Photos avant, pendant et après, mesures de la visite, notes du client : rangées avec le chantier, elles se retrouvent en quelques secondes ; perdues dans la galerie du téléphone, beaucoup moins. Elles servent :

• à la soumission et aux extras ;
• à la facture ;
• en cas de désaccord.

7. Suivre l'argent de chaque chantier

Pour chaque chantier, sachez en tout temps :

• ce qui a été reçu (l'acompte) ;
• ce qui est facturé ;
• ce qui reste à recevoir.

Facturez dès la fin des travaux, pendant que tout est frais : une facture envoyée trois semaines plus tard se paie souvent plus tard aussi.

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8. Une courte revue chaque semaine

Choisissez un moment fixe, par exemple le vendredi après-midi, et passez chaque chantier en revue avec les mêmes questions :

1. Quel est son état ?
2. Quelle est la prochaine action, et qui s'en occupe ?
3. Reste-t-il quelque chose à commander ?
4. Le client sait-il ce qui s'en vient ?
5. Y a-t-il quelque chose à facturer ?

Quand un tableau ne suffit plus

Un tableur ou un tableau blanc peut très bien fonctionner avec deux ou trois chantiers. Un outil qui relie les étapes devient utile quand :

• vous recopiez les mêmes informations à plusieurs endroits (soumission, calendrier, facture) ;
• vous devez être au bureau pour savoir où en est un chantier.

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